Wat is de Werkkostenregeling nou eigenlijk?

De Werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers, maar blijft een complexe regeling. Er zijn veel verschillende soorten vergoedingen en voorzieningen voor werknemers die u, als werkgever, kunt verstrekken. Welke zijn belastbaar en welke zijn belastingvrij? Hoe zit het met parkeerkaarten, geschenken, cursussen en personeelsfeesten? Het vergt veel inspanning om ervoor te zorgen dat dit alles correct wordt toegewezen binnen de WKR. In deze blog zullen we dieper ingaan op de WKR. We zullen de regels uitleggen en hoe wij als kantoor inzicht kunnen verschaffen in de WKR-rapportage van onze klanten, aangezien dit een standaard onderdeel is van onze dienstverlening.

Inhoudsopgave

1. Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
   1.1. WKR vrije ruimte
   1.2. Werkkostenregeling 2022: Belangrijke Ontwikkelingen
2. Intermediaire kosten voor de WKR
3. Gerichte Vrijstellingen in de WKR
   3.1. Daadwerkelijke autoreiskosten
   3.2. Maaltijden
   3.3. Kennis en vaardigheden
   3.4. Personeelsfeesten
   3.5. Noodzakelijke faciliteiten
   3.6. Faciliteiten voor arbeidsgezondheid en -veiligheid
4. Nihilwaardering
   4.1. Werkkleding
   4.2. Voorzieningen op de thuiswerkplek
5. Vrije ruimte
6. Werkkostenregeling (WKR) en jouw administratie bij Practical
   6.1. WKR Rapportage

1. Wat houdt de werkkostenregeling in?

De WKR omvat in feite alles wat u, als werkgever, verstrekt of vergoedt aan een werknemer en wat wordt beschouwd als belastbaar inkomen. Gelukkig zijn er echter veel uitzonderingen in de WKR, dus niet alle vergoedingen en voorzieningen zijn belastbaar.

1.1 Vrije Ruimte WKR 2023

Centraal in de WKR staat de vrije ruimte. In 2023 bedraagt de vrije ruimte in de WKR 3 procent van de fiscale loonsom tot €400.000, plus 1,18 procent van het resterende deel van die loonsom. Je kunt het bedrag van de vrije ruimte gebruiken voor belastingvrije vergoedingen en voorzieningen voor je werknemers. Daarom betaalt u geen loonbelasting over dit bedrag. Als u de vrije ruimte overschrijdt, betaalt u een eindheffing van 80 procent over het overschrijdende bedrag.

Maar tellen alle vergoedingen en voorzieningen mee voor de vrije ruimte? Nee, gelukkig zijn er andere mogelijkheden. Wanneer u, als werkgever, iets verstrekt of vergoedt aan uw werknemer, zijn er vier mogelijkheden binnen de WKR. De vergoeding wordt beschouwd als:

1. Intermediaire kosten
2. Gerichte vrijstelling;
3. Nihilwaardering:
4. Kosten toegewezen aan de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is een eindheffing van 80% verschuldigd.

1.2 Werkkostenregeling in 2023: Belangrijke Ontwikkelingen

In de WKR 2023 zijn er verschillende belangrijke ontwikkelingen, namelijk:

• Vanwege energiekosten en inflatie is de vrije ruimte in de werkkostenregeling voor 2023 tijdelijk verhoogd naar 3 procent voor de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom. Vanaf 2024 wordt het percentage verlaagd naar 1,92 procent.
• De maximale belastingvrije thuiswerkvergoeding is verhoogd naar €2,15 per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens thuiswerken, zoals koffie, water- en elektriciteitsverbruik, verwarming en toiletpapier.
• De maximale belastingvrije reiskostenvergoeding is verhoogd naar €0,21 per kilometer.
• Let op: Per werkdag moet er een keuze worden gemaakt tussen een belastingvrije thuiswerkvergoeding of een belastingvrije reiskostenvergoeding. Het is niet toegestaan om op dezelfde werkdag beide gerichte vrijstellingen toe te passen. Het instellen van een standaard aantal vaste kantoor- of thuiswerkdagen met de werknemer kan een oplossing bieden. Alleen in het geval van een structurele verandering in deze verdeling moet ook de toewijzing van de vergoeding worden aangepast. Een incidentele verandering maakt niet uit.
• Het is toegestaan om een thuiswerkvergoeding te combineren met een belastingvrije reiskostenvergoeding naar een locatie anders dan het kantoor op dezelfde dag.

2. WKR Intermediaire kosten

WKR-Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer namens de werkgever heeft gemaakt. De werknemer heeft deze kosten vooraf betaald. Bijvoorbeeld, als de werknemer betaalt voor een zakelijke lunch of parkeerkosten voor een bedrijfsauto dekt, worden deze beschouwd als Intermediaire kosten. De werknemer dient deze kosten vervolgens bij de werkgever in voor vergoeding. Deze vergoedingen worden niet beschouwd als inkomen en tellen niet mee voor de vrije ruimte.

Let echter op dat als de werknemer iets vooruitbetaalt en het vervolgens beschikbaar wordt gesteld aan de werknemer, het als inkomen wordt beschouwd en deze regel niet van toepassing is. In dit geval moeten de vooruitbetaalde kosten in mindering worden gebracht op de vrije ruimte, tenzij er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering van toepassing is.

3. Gerichte Vrijstelling in de WKR

De Belastingdienst heeft een gerichte vrijstelling in de WKR vastgesteld. Bepaalde vergoedingen en voorzieningen zijn specifiek vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kunnen belastingvrij aan werknemers worden verstrekt en tellen niet mee voor de vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen in de WKR omvatten onder andere:

• Kosten voor woon-werkverkeer (tot €0,21 per kilometer);
• Treinkaartjes;
• Zakelijke accommodaties;
• Maaltijden met een zakelijk doel, zoals tijdens overwerk en avondwinkelen;
• Kennis en vaardigheden: cursussen, seminars, training en professionele literatuur;
• Essentiële voorzieningen die aan werknemers worden verstrekt, zoals laptops;
• Verplichte voorzieningen voor arbeidsgezondheid en -veiligheid;
• Een verhuizing vanwege werk (minstens 25 kilometer van de werkplek);
• Gereedschappen die de werknemer ook buiten de werkplek voor 90% of meer kan gebruiken en voornamelijk voor zakelijke doeleinden;
• Extra kosten gerelateerd aan thuiswerken (tot €2,15 per dag);
• Vergoeding voor het verkrijgen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

3.1 Daadwerkelijke autoreiskosten

Voor reiskosten met de eigen auto van de werknemer is er een gerichte vrijstelling van maximaal €0,21 per kilometer. Reiskosten met de eigen auto van de werknemer worden beschouwd als vergoed tegen dit kilometerbedrag. Dit betekent dat er geen gerichte vrijstelling is voor het vergoeden van parkeer- of brandstofkosten voor de eigen auto van de werknemer. Deze kosten worden beschouwd als onderdeel van de kilometervergoeding.

Als een werknemer daadwerkelijke autoreiskosten declareert, wordt dit beschouwd als inkomen voor de werknemer, maar de vergoeding kan ook in mindering worden gebracht op de vrije ruimte. Daarom is het raadzaam om de kilometervergoeding te gebruiken wanneer werknemers reiskosten maken met hun eigen auto’s. Het onderscheid tussen de eigen auto van een werknemer en een bedrijfsauto is significant in de WKR.

3.2 Maaltijden

Er is een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. In de volgende situaties is er zeker sprake van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter:

• De maaltijd wordt genoten met een zakelijke relatie;
• De maaltijd wordt genoten tijdens een zakelijke reis, die een overnachting in Nederland voor zakelijke doeleinden kan omvatten of een reis naar een conferentie of naar het buitenland. Een maaltijd voor de werknemer alleen tijdens een bezoek aan een klant valt niet onder deze vrijstelling en is alleen specifiek vrijgesteld als het gerelateerd is aan een ambulante werknemer:
  • Een werknemer is een ambulante werknemer als hij naar verschillende werkplekken reist.
  • Een werknemer is ook een ambulante werknemer als hij minstens één dag per week naar dezelfde werkplek reist en dit doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagen criterium).
• Je begint te werken vóór 17.00 uur en eindigt na 20.00 uur. Maaltijden die tussen 17.00 uur en 20.00 uur in deze situatie worden genoten, hebben een zakelijk karakter.
• De maaltijd wordt genoten na 20.00 uur vanwege onverwacht overwerk;
• De maaltijd wordt genoten tijdens het werken op avonden met late winkelopeningstijden;
• De maaltijd wordt genoten tijdens therapeutische maaltijden;
• De maaltijd wordt genoten tijdens het werken op vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens;
• De maaltijd wordt genoten tijdens het werken op niet-permanente locaties, zoals het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en filmploegleden;
• De maaltijd wordt genoten met collega’s tijdens een zakelijke vergadering. We raden aan om een agenda of notulen beschikbaar te hebben in geval van een controle door de Belastingdienst.

Als er geen zakelijk karakter aan de maaltijd is, wordt de maaltijd beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer. Als alternatief kan de maaltijd worden toegewezen aan de vrije ruimte. In dit scenario kan er een keuze worden gemaakt tussen de werkelijke kosten of €3,55 per maaltijd.

Het is ook mogelijk om een vaste bijtelling van €3,55 per maaltijd toe te voegen aan het bruto salaris van de werknemer. Op deze manier hoeft u de vrije ruimte niet te gebruiken voor deze maaltijden.

3.3 Kennis en vaardigheden

Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden/verstrekken van:

• Cursussen, conferenties, training, coachingsprogramma’s, professionele literatuur en vergelijkbare zaken voor het behouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, registratie in een professioneel register en outplacement;
• Studie en training gericht op het verwerven van (extra) inkomen en erkenningprocedures voor verworven competenties (EVC-procedures). Drie voorwaarden zijn van toepassing:
• De studiekosten worden niet al door een andere partij vergoed.
• De studie of training is gericht op een toekomstig beroep.
• De werkgever heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Als een studiedag verschillende activiteiten omvat, kunnen de kosten worden verdeeld in:

• De kosten van activiteiten die voornamelijk van zakelijke aard zijn. De gerichte vrijstelling voor maaltijden met een zakelijk karakter en tijdelijk verblijf in het kader van dienstbetrekking kan dan van toepassing zijn;
• De kosten van activiteiten die voornamelijk van consumptieve aard zijn. De regels voor personeelsfeesten zijn van toepassing (zie hieronder).

Het is raadzaam om deze verdeling duidelijk te documenteren.

3.4 Personeelsfeesten

Hoe consumpties en maaltijden voor een personeelsfeest onder de WKR moeten worden behandeld, hangt af van de locatie van het feest:

• Feest op de werkplek:
  • Voor verstrekte consumpties geldt een nihilwaardering. Voor maaltijden moet het standaardbedrag van €3,35 per maaltijd in het salaris worden opgenomen. Dit kan ook worden toegewezen aan de vrije ruimte. Alle andere kosten, zoals decoraties of optredens, maken deel uit van het feest en vallen onder een nihilwaardering.
• Feest op een externe locatie door een derde partij:
  • Deze feesten maken deel uit van het salaris van de werknemer, maar kunnen ook worden toegewezen aan de vrije ruimte. Dit betreft de totale kosten inclusief btw. Er is geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering voor deze maaltijden.

Als een externe activiteit voornamelijk van zakelijke aard is en het feestelijke karakter slechts bijkomstig is, hoeven de totale kosten van de activiteit niet te worden verdeeld in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan specifiek vrijgesteld.

3.5 Noodzakelijke Voorzieningen

Vergoedingen, voorzieningen en toewijzingen van gereedschappen, laptops, telefoons en vergelijkbare apparatuur zijn specifiek vrijgesteld als ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De voorziening, naar het redelijke oordeel van de werkgever, noodzakelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de arbeidsrelatie (noodzakelijkheidscriterium). Voor directeuren en leden van de raad van toezicht moet de voorziening gebruikelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de arbeidsrelatie;
• De werknemer moet de voorziening retourneren of de restwaarde ervan aan de werkgever betalen als ze deze niet langer nodig hebben voor de arbeidsrelatie;
• De voorziening maakt geen deel uit van een cafetariaregeling. Eventueel privévoordeel uit deze voorzieningen hoeft niet in het salaris te worden opgenomen.

SIM-kaarten, dongels, internet- en telefoonabonnementen en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Als de werknemer een 3-in-1 pakket heeft, moet het deel van de factuur voor de internetverbinding worden bepaald. Het kan nodig zijn om te bepalen wat de provider in rekening zou brengen voor een internet-only abonnement.

Een andere gerichte vrijstelling geldt voor gereedschappen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en die zij voor 90% of meer voor zakelijke doeleinden gebruiken.

3.6 Arbeidsomstandighedenvoorzieningen

Verplichte voorzieningen op het gebied van arbeidsomstandigheden zijn specifiek vrijgesteld. Het maakt niet uit of de werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. Voorbeelden hiervan zijn een ergonomisch geschikte bureaustoel of computerscherm.

De voorzieningen op het gebied van arbeidsomstandigheden moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Het zijn verplichte voorzieningen op het gebied van arbeidsomstandigheden die direct voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet. Kortom, dit zijn voorzieningen die de veiligheid en gezondheid van de werknemer waarborgen;
• De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek (geheel of gedeeltelijk) of op een locatie waar de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet handhaaft;
• De werkgever brengt geen kosten in rekening bij de werknemer.

Sinds 2022 geldt de regel dat de voorziening op het gebied van arbeidsomstandigheden verplicht moet zijn. Een optionele voorziening op het gebied van arbeidsomstandigheden kan worden toegewezen aan de vrije ruimte.

4.0 Nihilwaardering

Bepaalde voorzieningen die door een werknemer op de werkplek worden gebruikt, kunnen worden aangewezen als zijnde nihilwaardering. Kosten die onder een nihilwaardering vallen, tellen ook niet mee in de vrije ruimte. Belangrijke voorbeelden van nihilwaardering zijn:

• Consumpties op de werkplek die geen onderdeel zijn van een volledige maaltijd. Bijvoorbeeld koffie, fruit, koekjes of instant soep. Zodra het als een maaltijd kan worden beschouwd, moet worden bepaald of de gerichte vrijstelling voor zakelijke maaltijden van toepassing is;
• Werkkleding
• Werkplekfaciliteiten zoals een bureau, desktopcomputer, kopieerapparaat of fitnessruimte. Onder bepaalde voorwaarden kan deze nihilwaardering ook van toepassing zijn op werkplekfaciliteiten thuis.

4.1 Werkkleding

Als u werkkleding vergoedt of verstrekt aan de werknemer, is er geen nihilwaardering en wordt het beschouwd als onderdeel van het salaris van de werknemer. Het is echter mogelijk om deze vergoeding of voorziening toe te wijzen aan de vrije ruimte.

Een nihilwaardering kan van toepassing zijn op het verstrekken van werkkleding aan een werknemer als een van de volgende voorwaarden wordt vervuld:

• De kleding is (bijna) uitsluitend geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of stofjas;
• De kleding heeft een of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die met de werkgever zijn geassocieerd (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze moeten een gecombineerd oppervlak hebben van minimaal 70 cm² per kledingstuk, berekend met een denkbeeldig rechthoek rond de uiterste punten van het logo;
• De kleding blijft aantoonbaar op de werkplek achter;
• De kleding is een uniform of overall. Als een groep werknemers dezelfde kleding draagt, die ook buiten de werkomgeving met een bedrijf of beroep wordt geassocieerd, wordt die kleding beschouwd als een uniform;
• U vergoedt, verstrekt of stelt de kleding beschikbaar omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit vereist, zoals een paar veiligheidsschoenen. De werknemer hoeft geen persoonlijke bijdrage te betalen.

Als de kleding niet aan een van deze voorwaarden voldoet, wordt de waarde van de kleding beschouwd als onderdeel van het salaris van de werknemer. Dit kan echter worden toegewezen aan de vrije ruimte als er een nihilwaardering van toepassing is op de kleding. Vergoeding van schoonmaakkosten in dit geval is een vergoeding voor tussenpersoonkosten.

4.2 Werkplekvoorzieningen thuis

De nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen kan ook van toepassing zijn op werkplekvoorzieningen thuis als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De ruimte is een zelfstandig deel van het huis: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen ingang en privébadkamer;
• De werkgever heeft een (echte) zakelijke huurovereenkomst met de werknemer, waarin alleen de werkgever de ruimte mag gebruiken;
• De werknemer werkt in die ruimte.

Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, is er geen nihilwaardering van toepassing. Werkplekvoorzieningen thuis kunnen nog steeds onderhevig zijn aan een gerichte vrijstelling:

• Zie de twee gerichte vrijstellingen voor Noodzakelijke Voorzieningen;
• Arbeidsomstandighedenvoorzieningen in de thuiswerkplek zijn specifiek vrijgesteld als:
• Deze voorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet;
• De werknemer deze voorzieningen (gedeeltelijk) in de thuiswerkplek gebruikt of consumeert;
• De werknemer geen persoonlijke bijdrage betaalt voor deze voorzieningen.

5.0 Vrije ruimte

Alle vergoedingen/voorzieningen die niet in een van de bovenstaande categorieën vallen, moeten worden toegewezen aan de vrije ruimte. Als u ze niet toewijst aan de vrije ruimte, worden ze beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer. Bekende voorbeelden van dergelijke uitgaven zijn maaltijden zonder zakelijk karakter, personeelsuitjes, belastingvrije bonussen en kerstpakketten. De vrije ruimte wordt bepaald op basis van:

• 3% van het fiscale loon tot €400.000; plus
• 1,18% van het resterende fiscale loon.

De vergoedingen/voorzieningen zijn belastingvrij zolang het plafond van de vrije ruimte niet wordt overschreden. Daarom kan de vrije ruimte een waardevol fiscaal voordeel zijn voor een bedrijf.

In totaal kan er €2.400 per jaar per werknemer worden toegewezen aan de vrije ruimte. Als de werkgever dit standaardbedrag overschrijdt, zal de Belastingdienst de werkgever vragen om de gebruikelijkheid van de toewijzingen te rechtvaardigen. Een bedrag tot €2.400 wordt door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd.
Als het plafond van de vrije ruimte wordt overschreden, geldt er een eindheffing van 80% over het overschrijdende bedrag. Elke eindheffing is volledig de verantwoordelijkheid van de werkgever en moet worden opgenomen in de loonbelastingaangifte van februari van het volgende jaar.

6.0 De Werkkostenregeling (WKR) en uw Administratie binnen Practical

Hoe kan Practical waarde bieden aan haar klanten als het gaat om de WKR? Voor elke klant gebruiken we een zogenaamde WKR-tool. In deze tool berekenen we de vrije ruimte en tonen we een specifieke groep grootboekrekeningen. Vervolgens kunnen we de grootboekrekeningen doornemen en aan elke boeking een WKR-label toekennen:

• Intermediaire kosten
• Nihilwaardering;
• Gerichte vrijstelling;
• Vrije ruimte;
• Niet WKR-gerelateerd.
  

Door de boekingen zorgvuldig te doorlopen en eventuele vragen aan de klant te stellen, kunnen wij zorgen dat iedere boeking op de juiste manier in de WKR wordt behandeld Hoe meer informatie de klant levert die relevant kan zijn voor de WKR, hoe sneller en beter wij deze dienst voor de klant kunnen uitvoeren.

6.1 WKR rapportage

En wat is het eindproduct? Een overzichtelijke rapportage, die wordt gegenereerd aan de hand van ons werk in de WKR-tool. In de rapportage ziet de klant eerst duidelijk hoe hoog de vrije ruimte is, in welke mate die is gevuld en hoeveel kosten zijn toegewezen aan iedere WKR-categorie.

Vervolgens ziet de klant per WKR-categorie een gedetailleerde uiteenzetting van de boekingen die aan die WKR-categorie zijn toegewezen. Op die manier kan hij gemakkelijk controleren of de kosten juist zijn toegewezen en kan hij aan ons aangeven als hij het niet eens is met hoe bepaalde kosten zijn toegewezen. Kosten die zijn toegewezen als “Niet WKR-gerelateerd” verschijnen niet in de rapportage.
Practical kan periodiek voor de klant de WKR checken en een rapportage aanleveren. Dit levert op meerdere manieren waarde voor de klant:

• Als hij door de rapportage weet dat hij als bedrijf ruim onder het limiet van de vrije ruimte zit, weet hij dat hij voor een bepaald bedrag aan vrije ruimte over hebt om te besteden aan onbelaste verstrekkingen/vergoedingen aan personeel. Dan kan hij gebruik maken van het fiscale voordeel.
• Als hij door de rapportage weet dat hij dichtbij het limiet van de vrije ruimte zit, weet hij dat hij zorgvuldig moet omgaan met onbelaste verstrekkingen/vergoedingen aan personeel voor de rest van het jaar. Als hij het jaar eindigt met een overschrijding van de vrije ruimte, is het bedrijf 80% eindheffing verschuldigd over de overschrijding.

Na afloop van het jaar levert Practical in het begin van het daaropvolgende jaar een definitief WKR-rapportage van het jaar daarvoor. Daaruit wordt duidelijk of er 80% eindheffing verschuldigd is of niet. Zo ja, dan moet die eindheffing uiterlijk worden meegenomen in de loonaangifte van februari.